Рассмотрим основные моменты создания документов в системе электронного документооборота "Мотив". Для работы в системе рекомендуется использовать браузер FireFox версии 3.0 и выше. Итак в браузере набираем адрес
http://motiw.stniva.ru/ в результате попадаем на страницу авторизации.
- 1.jpg (8.25 КБ) 6717 просмотров
Вводим логин и пароль и нажимаем вход.
Попадаем на главную страницу “Задачи”. Примечание: главную страницу можно поменять перейдя по ссылке Инструменты-Настройки-Личные настройки и выбрав раздел системы с которого она будет стартовать.
- 1,3.jpg (88.04 КБ) 6717 просмотров
Далее переходим по вкладке Документы-Создать документ
- 1,2.jpg (36.75 КБ) 6717 просмотров
На вкладке “Карточка документа” выбираем тип документа, который мы будем создавать. В моём случае это договор.
- 2.jpg (44.65 КБ) 6717 просмотров
Заполняем обязательные поля, помеченные звёздочкой. Остальные можно заполнять по своему усмотрению или по необходимости.
- 4.jpg (101.11 КБ) 6717 просмотров
Подробнее остановимся на поле выбора контрагента. Во избежание умножения одинаковых контрагентов с похожими именами для начала воспользуемся функцией поиска.
- 3.jpg (119.93 КБ) 6717 просмотров
Прокручивать весь список из 545 страниц вручную долго и не эффективно. Автоматический поиск можно осуществлять по части имени предлагаю именно так и поступать. P.S. мало ли какие именно кавычки в наименовании уже существующего в системе контрагента решил поставить ваш предшественник. Вводим часть имени в поле для поиска, нажимаем “Найти” и ждём, пока вращается индикатор поиска.
- 3.1.jpg (54.7 КБ) 6717 просмотров
Если всё же поиск не даёт результатов добавляем новую запись в справочник нажав на кнопку “Добавить”, заполнив поля реквизитов и сохранив информацию.
Выбираем вновь созданного контрагента из списка и переходим на вторую вкладку “Маршрут рассмотрения”.
- 5.jpg (35.36 КБ) 6717 просмотров
В выпадающем списке выбираем конкретный маршрут. На предприятиях есть несколько возможных вариантов прохождения договоров. Какой именно вам выбрать можете попробовать узнать в юридической службе.
- 6.jpg (44.42 КБ) 6717 просмотров
Далее заполняем все пустые блоки, выбирая в них нужных пользователей.
- 7.jpg (42.59 КБ) 6717 просмотров
В последнем блоке обычно выбираем себя любимого.
- 9.jpg (31.64 КБ) 6717 просмотров
Проставляем время рассмотрения, там, где это необходимо и запускаем документ на рассмотрение.
- 8.jpg (21.01 КБ) 6717 просмотров
Во время рассмотрения документа нам нужно время от времени заходить и контролировать на каком этапе сейчас находится документ, кто его уже согласовал, возможно кто-то согласовал с учётом резолюции или вернул на доработку. Кроме того, есть неответственные пользователи, которым нужно несколько раз напоминать о необходимости рассмотрения документа. Для этого переходим по вкладке Документы-Контроль рассмотрения моих документов
- 10.jpg (35.03 КБ) 6717 просмотров
Видим примерно следующее:
- 11.jpg (63.02 КБ) 6717 просмотров
При наведении на ярлычки документа всплывают их названия, но на всякий случай я подписал каждый из них. Если документ возвращён на доработку, мы сразу можем это понять по иконке в виде листочка с оранжевыми стрелками, расположенной чуть левее остальных. У документов находящихся на рассмотрении такого ярлычка нет. Стоит отметить, что статус документа менять руками ни в коем случае не следует. Он меняется сам по себе. Ещё раз повторю: не пытайтесь сами изменить значение поля “Статус”, вы никого не обманите и не ускорите этим процесс согласования документа, а я всё равно потом увижу, что вы пытались это сделать. Для удобства поиска (в случае, когда у вас одновременно висят на рассмотрении много документов) в этом окне есть возможность отсортировать документы по параметрам. Наиболее удобными видами сортировки, на мой взгляд являются “Автор”, “ Дата создания ” и “Тип документа”. Но тут у каждого развязаны руки, применяйте на своё усмотрение.
- 12.jpg (30.88 КБ) 6717 просмотров
Наиболее подробную информацию о процессе рассмотрения можно получить перейдя по иконке “Посмотреть карточку документа”. Остановимся на двух наиболее важных вкладках. На первой “Карточка документа” можно увидеть все файлы добавленные в текущий документ и резолюции пользователей. Если документ был возвращён на доработку, здесь можно вернуть его на рассмотрение, прикрепив доработанные файла и нажав кнопки “сохранить” и “вернуть на рассмотрение”. Внимание! После первого клика по кнопке “Вернуть на рассмотрение” её текст меняется на “Создать новый этап рассмотрения”. Очень часто пользователи кликают сразу несколько раз и в результате получается, что процесс согласования начинается с самого начала.
Кроме ошибки исполнителя создать новый этап рассмотрения может каждый подписант в момент возвращения документа на доработку, если он считает, что внесённые изменения должны увидеть все согласующие из выбранной инициатором маршрутной схемы.
- 14.jpg (88.14 КБ) 6717 просмотров
На второй “маршрут рассмотрения” отчётливо видно какой именно пользователь в данный момент должен рассматривать документ.
- 13.jpg (118.64 КБ) 6717 просмотров
P.S. Комментарии которые вы пишите при согласовании документа видны лишь вам и тому кто запустил этот документ в систему. Поле “резолюция” видно всем рассматривающим лицам на протяжении всех этапов рассмотрения, поэтому если вы хотите, чтобы ваши замечания видели не только вы и инициатор, тогда вписать их нужно именно в поле “резолюция”.
Когда документ пройдёт все этапы кроме последнего (в котором должен находиться инициатор) можно смело печатать его и маршрутную схему, и отдавать всё на подпись.
- 15.jpg (33.13 КБ) 6717 просмотров
Примечание: Последний блок, в котором инициатор выбирает себя при создании документа, не требует статуса “Рассмотрен”. Если вы всё же создали задачу по подписанию документа, то найти его можно в разделе Документы-Документы мне на исполнение.