МОТИВ - работа с документами

Ответить
pyro
Сообщения: 2
Зарегистрирован: 29 ноя 2010, 12:38

МОТИВ - работа с документами

Сообщение pyro »

Рассмотрим основные моменты создания документов в системе электронного документооборота "Мотив". Для работы в системе рекомендуется использовать браузер FireFox версии 3.0 и выше. Итак в браузере набираем адрес http://motiw.stniva.ru/ в результате попадаем на страницу авторизации.
1.jpg
1.jpg (8.25 КБ) 6691 просмотр
Вводим логин и пароль и нажимаем вход.
Попадаем на главную страницу “Задачи”. Примечание: главную страницу можно поменять перейдя по ссылке Инструменты-Настройки-Личные настройки и выбрав раздел системы с которого она будет стартовать.
1,3.jpg
1,3.jpg (88.04 КБ) 6691 просмотр
Далее переходим по вкладке Документы-Создать документ
1,2.jpg
1,2.jpg (36.75 КБ) 6691 просмотр
На вкладке “Карточка документа” выбираем тип документа, который мы будем создавать. В моём случае это договор.
2.jpg
2.jpg (44.65 КБ) 6691 просмотр
Заполняем обязательные поля, помеченные звёздочкой. Остальные можно заполнять по своему усмотрению или по необходимости.
4.jpg
4.jpg (101.11 КБ) 6691 просмотр
Подробнее остановимся на поле выбора контрагента. Во избежание умножения одинаковых контрагентов с похожими именами для начала воспользуемся функцией поиска.
3.jpg
3.jpg (119.93 КБ) 6691 просмотр
Прокручивать весь список из 545 страниц вручную долго и не эффективно. Автоматический поиск можно осуществлять по части имени предлагаю именно так и поступать. P.S. мало ли какие именно кавычки в наименовании уже существующего в системе контрагента решил поставить ваш предшественник. Вводим часть имени в поле для поиска, нажимаем “Найти” и ждём, пока вращается индикатор поиска.
3.1.jpg
3.1.jpg (54.7 КБ) 6691 просмотр
Если всё же поиск не даёт результатов добавляем новую запись в справочник нажав на кнопку “Добавить”, заполнив поля реквизитов и сохранив информацию.
Выбираем вновь созданного контрагента из списка и переходим на вторую вкладку “Маршрут рассмотрения”.
5.jpg
5.jpg (35.36 КБ) 6691 просмотр
В выпадающем списке выбираем конкретный маршрут. На предприятиях есть несколько возможных вариантов прохождения договоров. Какой именно вам выбрать можете попробовать узнать в юридической службе.
6.jpg
6.jpg (44.42 КБ) 6691 просмотр
Далее заполняем все пустые блоки, выбирая в них нужных пользователей.
7.jpg
7.jpg (42.59 КБ) 6691 просмотр
В последнем блоке обычно выбираем себя любимого.
9.jpg
9.jpg (31.64 КБ) 6691 просмотр
Проставляем время рассмотрения, там, где это необходимо и запускаем документ на рассмотрение.
8.jpg
8.jpg (21.01 КБ) 6691 просмотр
Во время рассмотрения документа нам нужно время от времени заходить и контролировать на каком этапе сейчас находится документ, кто его уже согласовал, возможно кто-то согласовал с учётом резолюции или вернул на доработку. Кроме того, есть неответственные пользователи, которым нужно несколько раз напоминать о необходимости рассмотрения документа. Для этого переходим по вкладке Документы-Контроль рассмотрения моих документов
10.jpg
10.jpg (35.03 КБ) 6691 просмотр
Видим примерно следующее:
11.jpg
11.jpg (63.02 КБ) 6691 просмотр
При наведении на ярлычки документа всплывают их названия, но на всякий случай я подписал каждый из них. Если документ возвращён на доработку, мы сразу можем это понять по иконке в виде листочка с оранжевыми стрелками, расположенной чуть левее остальных. У документов находящихся на рассмотрении такого ярлычка нет. Стоит отметить, что статус документа менять руками ни в коем случае не следует. Он меняется сам по себе. Ещё раз повторю: не пытайтесь сами изменить значение поля “Статус”, вы никого не обманите и не ускорите этим процесс согласования документа, а я всё равно потом увижу, что вы пытались это сделать. Для удобства поиска (в случае, когда у вас одновременно висят на рассмотрении много документов) в этом окне есть возможность отсортировать документы по параметрам. Наиболее удобными видами сортировки, на мой взгляд являются “Автор”, “ Дата создания ” и “Тип документа”. Но тут у каждого развязаны руки, применяйте на своё усмотрение.
12.jpg
12.jpg (30.88 КБ) 6691 просмотр
Наиболее подробную информацию о процессе рассмотрения можно получить перейдя по иконке “Посмотреть карточку документа”. Остановимся на двух наиболее важных вкладках. На первой “Карточка документа” можно увидеть все файлы добавленные в текущий документ и резолюции пользователей. Если документ был возвращён на доработку, здесь можно вернуть его на рассмотрение, прикрепив доработанные файла и нажав кнопки “сохранить” и “вернуть на рассмотрение”. Внимание! После первого клика по кнопке “Вернуть на рассмотрение” её текст меняется на “Создать новый этап рассмотрения”. Очень часто пользователи кликают сразу несколько раз и в результате получается, что процесс согласования начинается с самого начала.
Кроме ошибки исполнителя создать новый этап рассмотрения может каждый подписант в момент возвращения документа на доработку, если он считает, что внесённые изменения должны увидеть все согласующие из выбранной инициатором маршрутной схемы.
14.jpg
14.jpg (88.14 КБ) 6691 просмотр
На второй “маршрут рассмотрения” отчётливо видно какой именно пользователь в данный момент должен рассматривать документ.
13.jpg
13.jpg (118.64 КБ) 6691 просмотр
P.S. Комментарии которые вы пишите при согласовании документа видны лишь вам и тому кто запустил этот документ в систему. Поле “резолюция” видно всем рассматривающим лицам на протяжении всех этапов рассмотрения, поэтому если вы хотите, чтобы ваши замечания видели не только вы и инициатор, тогда вписать их нужно именно в поле “резолюция”.
Когда документ пройдёт все этапы кроме последнего (в котором должен находиться инициатор) можно смело печатать его и маршрутную схему, и отдавать всё на подпись.
15.jpg
15.jpg (33.13 КБ) 6691 просмотр
Примечание: Последний блок, в котором инициатор выбирает себя при создании документа, не требует статуса “Рассмотрен”. Если вы всё же создали задачу по подписанию документа, то найти его можно в разделе Документы-Документы мне на исполнение.
Ответить